Stai cercando un modo per organizzare i tuoi documenti in SharePoint Office 365? Contrassegnare i documenti è un modo efficiente per organizzare i tuoi documenti e renderti più facile trovarli quando ne hai bisogno. In questo articolo discuteremo delle procedure consigliate per contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365 e come iniziare. Continua a leggere per saperne di più su questo strumento organizzativo semplice ma potente.
Passaggi per contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365:
- Aprire la raccolta di SharePoint contenente i documenti.
- Seleziona il documento o i documenti che desideri taggare.
- Fai clic sull'icona 'Tagga il documento'.
- Digita i tag che desideri aggiungere al documento.
- Fare clic sul pulsante 'Salva' per salvare i tag.
Come taggare i documenti in SharePoint Office 365
Contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365 è un modo efficace per semplificare la gestione dei documenti e garantire che i documenti siano facili da trovare e accedere. Con la giusta strategia di etichettatura, gli utenti possono cercare e trovare rapidamente i documenti di cui hanno bisogno con il minimo sforzo. Questo articolo fornirà una panoramica dettagliata su come contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365.
Cos'è il tagging dei documenti?
Il tagging dei documenti è il processo di assegnazione di parole chiave o tag ai documenti per classificarli e organizzarli. I tag vengono generalmente utilizzati per descrivere il contenuto, lo scopo e il pubblico del documento, consentendo una ricerca e un recupero più efficienti. Ciò può essere particolarmente utile per le organizzazioni che dispongono di un gran numero di documenti e necessitano di un modo semplice per mantenerli organizzati.
Vantaggi del tagging dei documenti in SharePoint Office 365
Il tagging dei documenti in SharePoint Office 365 può offrire numerosi vantaggi, tra cui:
- Migliore organizzazione: l'etichettatura dei documenti consente agli utenti di cercare e recuperare rapidamente e facilmente i documenti di cui hanno bisogno.
- Produttività migliorata: rendendo i documenti più facili da trovare, è possibile ridurre la quantità di tempo impiegato nella loro ricerca.
- Maggiore sicurezza: con la giusta strategia di tagging, gli utenti possono essere più sicuri che i documenti sensibili vengano archiviati in modo sicuro.
Come taggare i documenti in SharePoint Office 365
Contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365 è un processo semplice che può essere completato in pochi passaggi. Ecco una guida passo passo per aiutarti a iniziare:
- Passaggio 1: accedi al tuo account SharePoint.
- Passaggio 2: apri la raccolta documenti in cui desideri taggare i documenti.
- Passaggio 3: seleziona il documento a cui vuoi taggare.
- Passaggio 4: fare clic sull'opzione Tag e note nel menu della barra multifunzione.
- Passaggio 5: inserisci i tag che desideri assegnare al documento.
- Passaggio 6: fare clic su Salva per salvare i tag.
- Passaggio 7: ripeti i passaggi per ciascun documento che desideri taggare.
Procedure consigliate per contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365
Quando si taggano i documenti in SharePoint Office 365, è importante tenere presente le seguenti best practice:
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- Creare un sistema di tagging coerente: creare un sistema di tagging standardizzato che sia facile da comprendere e utilizzare.
- Utilizza tag chiari e descrittivi: utilizza tag che descrivono in modo chiaro e accurato il contenuto, lo scopo e il pubblico del documento.
- Mantieni aggiornati i tag: rivedi e aggiorna periodicamente i tag per assicurarti che rimangano pertinenti e accurati.
- Garantisci un'adeguata sicurezza: assicurati che solo gli utenti autorizzati possano accedere e modificare i tag.
Come utilizzare i tag in SharePoint Office 365
Una volta taggati i documenti, gli utenti possono sfruttare le funzionalità di ricerca e filtro di SharePoint Office 365. Ad esempio, gli utenti possono utilizzare l'opzione Filtra per tag per individuare rapidamente i documenti con tag specifici. Inoltre, gli utenti possono utilizzare l'opzione Cerca per tag per trovare documenti che contengono determinate parole chiave o frasi.
Come gestire i tag in SharePoint Office 365
SharePoint Office 365 offre inoltre agli utenti la possibilità di gestire i tag e garantire che rimangano organizzati e aggiornati. Per gestire i tag, gli utenti possono utilizzare l'opzione Gestisci tag nel menu della barra multifunzione. Ciò consente agli utenti di creare, modificare ed eliminare i tag secondo necessità.
Come visualizzare i tag in SharePoint Office 365
Per visualizzare i tag in SharePoint Office 365, gli utenti possono utilizzare l'opzione Visualizza tag nel menu della barra multifunzione. Si aprirà un elenco di tutti i tag associati a un documento, semplificando la visualizzazione e la modifica rapida dei tag secondo necessità.
Conclusione
Contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365 è un modo efficace per semplificare la gestione dei documenti e garantire che i documenti siano facili da trovare e accedere. Prendendosi il tempo necessario per implementare una strategia di tagging e seguendo le migliori pratiche per l'tagging, gli utenti possono sfruttare le funzionalità di ricerca e filtro di SharePoint Office 365 per individuare rapidamente i documenti.
Domande frequenti correlate
Cos'è il tagging di SharePoint?
Il tagging di SharePoint è il processo di aggiunta di etichette, o tag, ai documenti per classificarli e organizzarli. Questi tag consentono agli utenti di individuare rapidamente documenti e altri contenuti correlati a un determinato argomento o progetto. I tag possono essere aggiunti manualmente ai documenti dagli utenti oppure possono essere aggiunti automaticamente dallo stesso SharePoint. I tag possono anche essere condivisi su più siti di SharePoint, semplificando la ricerca e la ricerca di documenti.
La codifica di SharePoint aiuta inoltre ad aumentare il coinvolgimento degli utenti con i contenuti. Consentendo agli utenti di trovare rapidamente contenuti correlati ai loro interessi, è più probabile che siano coinvolti e rimangano sul sito più a lungo. Ciò può portare a una maggiore adozione di SharePoint da parte degli utenti e a un'esperienza utente complessivamente migliorata.
Come posso contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365?
Contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365 è semplice. Nella Raccolta documenti, seleziona il documento che desideri taggare. Quindi fare clic sull'icona dei tag e delle note nella barra multifunzione. Si aprirà una finestra in cui potrai inserire i tag che desideri utilizzare. Puoi aggiungere più tag a ciascun documento e questi tag saranno visibili a chiunque abbia accesso al documento.
Una volta aggiunto un tag, è possibile utilizzarlo per trovare rapidamente i documenti correlati nella libreria. Per cercare documenti con un tag particolare, inserisci semplicemente il nome del tag nella casella di ricerca. SharePoint visualizzerà quindi un elenco di tutti i documenti con quel tag. Ciò semplifica la ricerca di documenti correlati a un particolare argomento o progetto.
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Quali sono i vantaggi di contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365?
Il tagging dei documenti in SharePoint Office 365 offre numerosi vantaggi. Innanzitutto, consente agli utenti di cercare rapidamente documenti e contenuti correlati. Ciò rende più semplice per gli utenti trovare le informazioni di cui hanno bisogno senza dover perdere tempo a vagliare manualmente più documenti.
In secondo luogo, taggare i documenti aiuta anche a migliorare il coinvolgimento degli utenti. Consentendo agli utenti di trovare rapidamente contenuti correlati, è più probabile che rimangano sul sito più a lungo e siano più coinvolti dai contenuti. Ciò contribuisce ad aumentare l'adozione di SharePoint da parte degli utenti e migliora l'esperienza utente complessiva. Infine, taggare i documenti aiuta anche a organizzare documenti e contenuti, rendendo più semplice per gli utenti trovare ciò di cui hanno bisogno.
Come posso gestire i tag in SharePoint Office 365?
Gestire i tag in SharePoint Office 365 è semplice. Per gestire i tag, apri la libreria in cui desideri gestire i tag. Quindi fare clic sull'icona dei tag e delle note nella barra multifunzione. Si aprirà una finestra in cui è possibile visualizzare, aggiungere ed eliminare i tag. Puoi anche rinominare i tag esistenti e aggiungere note a ciascun tag.
Inoltre, puoi visualizzare un elenco di documenti associati a ciascun tag. Ciò ti consente di trovare rapidamente documenti correlati a un determinato argomento o progetto. Puoi anche aggiungere tag ai documenti da questa finestra, semplificando l'aggiunta rapida di tag a più documenti contemporaneamente.
Posso condividere tag su più siti di SharePoint?
Sì, puoi condividere tag su più siti di SharePoint. Per fare ciò, apri la libreria in cui desideri condividere i tag. Quindi fare clic sull'icona dei tag e delle note nella barra multifunzione. Si aprirà una finestra in cui è possibile visualizzare, aggiungere ed eliminare i tag.
Per condividere un tag, fai clic sul pulsante di condivisione accanto al tag. Si aprirà una finestra in cui puoi selezionare i siti di SharePoint con cui desideri condividere il tag. Dopo aver selezionato i siti, fai clic su Condividi per condividere il tag con tali siti. Ciò consente agli utenti di trovare rapidamente documenti correlati a un determinato argomento o progetto, indipendentemente dal sito di SharePoint in cui si trovano.
Posso taggare automaticamente i documenti in SharePoint Office 365?
Sì, puoi taggare automaticamente i documenti in SharePoint Office 365. Per fare ciò, apri la libreria in cui desideri aggiungere i tag. Quindi fare clic sull'icona dei tag e delle note nella barra multifunzione. Si aprirà una finestra in cui è possibile visualizzare, aggiungere ed eliminare i tag.
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Dopo aver creato i tag che desideri utilizzare, puoi impostare un flusso di lavoro di tagging automatizzato. Questo flusso di lavoro aggiungerà automaticamente i tag ai documenti man mano che vengono caricati o modificati. Ciò semplifica la garanzia che i documenti siano sempre etichettati e organizzati correttamente. Il flusso di lavoro automatizzato può essere impostato per essere eseguito secondo una pianificazione specifica o attivato da eventi specifici.
Contrassegnare i documenti in SharePoint Office 365 è un modo incredibilmente utile per rimanere organizzati e individuare rapidamente i documenti. Con pochi semplici passaggi, puoi impostare rapidamente i tag e applicarli ai documenti in pochissimo tempo. Ciò può contribuire a semplificare la gestione dei documenti, oltre a garantire che tutti in ufficio siano in grado di trovare rapidamente i documenti di cui hanno bisogno. Con SharePoint Office 365 puoi rendere la gestione dei documenti un gioco da ragazzi.
